前段时间笔者有幸参加了全省法院文秘、保密、档案培训。本文就此次培训的主要内容与大家共同学习交流。

一、人民法院的公文是什么

人民法院的公文（包括电子公文和传真电报）是人民法院在审判执行工作和司法行政工作过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，执行国家法律，发布司法解释，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

二、人民法院公文的种类

人民法院公文的种类主要有：（一）决议。（二）决定。（三）命令（令）。（四）公告。（五）通告。（六）意见。（七）通知。（八）通报。（九）报告。（十）请示。（十一）批复。（十二）议案。（十三）函。（十四）纪要。

三、法院公文的格式

由于法院公文的行文具有严格的规范性，因此在撰写法院公文时，采用正确的格式十分重要。法院公文的格式要依照《人民法院公文处理办法》的规定，“人民法院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码” 18个部分组成，分为眉首、主文和版记三个部分。

四、公文格式中常见错误分析及相关注意事项

（一）文种错误

1.自制文种

在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

2.误用文种

把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××单位2012年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××单位关于印发1997年工作要点的通知”。

3.混用文种

不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

（1）“请示”和“报告”：“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准，上级机关不批准，你还办不成。“请示”必须在事前报送，并严格执行“一事一请示”，绝不能一文多事项请示。“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”是在事后或事中报送。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和 “请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

（2）“请示”和 “函”：“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在“请求批准和答复审批事项”这一适用规定上。“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不能用“请示”。

（3）“批复”和“函”：“批复”适用于答复下级机关的请示事项。对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复。

（二）发文字号中的常见错误

1.年号不全

如：将“1997”省略为“97”。

2.括弧不对

《党政机关公文格式》规定发文年度用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“[ ]”、方头括弧“【】”。尤其是错用成方括弧“[ ]”的情况极为普遍。

3.序号累赘

发文顺序号中多加了“0”如“58号”变成“058号”。

4.一文多字号

联合发文时并用了几个单位的发文字号。

5.一字号多文

用同一发文字号制作两份不同的文件。

6.跳号

没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

7.自制发文字号

未按规定要求编制发文字号。

（三）签发人标注中的常见错误

标注不规范。签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

正确的是：签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm 。

（四）标题中的错误

1.用发文字号代替文件名称。如：“关于××字〔1997〕第×号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。

2.文字累赘。如：在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。

3.滥用标点符号。除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如《关于认真贯彻〈×××决定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错误的。

为了保持标题简炼和整洁大方，一般能不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

（1）可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。

（2）可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》。

4.标题排列不美观。根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。

层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：

（1）只写转发第一次转发机关的通知；

（2）直接转发原文件；

（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

（4）只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

（五）主送机关中的常见错误

1.主送机关表述不规范。

前面讲到过，要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大领导班子排序应为：党委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。

当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。

2.多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

3.主送个人。公文不得主送领导者个人。

4.越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（六）正文中的常见错误

1.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用，一逗到底等等。如：文件简称中的年度，应该用六角括号〔〕误为四角括号。“1”后的“.”误为“、”。

县区的“区”不加（），或者有的加有的不加。

正文中“具体见附件”没有加（）。

专用、特指词语有的加“”，有的不加“”。

2.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”错成“党的18大”。

数字使用的要点：

（1）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（2）成文日期用阿拉伯数字书写。

（3）年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

（4）同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

（5）在文章结构中结构层次序数的使用规范：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

3.随意简称。如将“社会主义精神文明建设办公室”简称为“社精办”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

4.特定文种的特定语言使用不准确。

（1）请示的结束语不准确。明确请求批准的请示，可以用“如无不妥，请批复实施”；有的也可用“妥否，请批示”。

（2）函的结尾漏掉：此函。

（3）批复。首句“你单位”漏掉。批复后没有工作要求性的话：请认真抓好落实，你单位要…等。

（4）通知的承上启下语：“经研究，决定如下。”应为：“现将有关事宜通知如下。”

（5）关于启用印章的通知。“起用”应为“启用”。启用新印章一定要同时作废老印章。印章名称要写清并加引号。

（6）删去文尾“特此通知”几个字。

（七）附件标识中的错误

1.有附件不标注。

2.附件名未标全称。

3.标注不规范。“附件”二字顶格标注；只标了一个“附”字；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。

（八）抄送机关标识中的常见错误

1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”等。

2.抄送个人。公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

五、存在上述错误的主要原因

（一）认识不高。没有认识到公文是一个单位的脸面和形象。

（二）素质有待提高。一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识,工作上有敷衍了事的情绪,很少系统地钻研业务知识,主动提高自身业务水平,导致计划经济时代的知识跟不上知识经济时代的发展,成了“秦砖汉瓦”,这是造成公文数量虽多而质量不高,格式不规范的一个主要原因。

(三)审核把关不严。实践中,有的公文制作者草拟公文时自由发挥,不守规则;审核人原则性不强,或碍于情面,或忙于事务,常常忽视对公文格式的把关和督查,有的公文制作程序不规范,领导签发后才审核,这就不可避免地在公文中出现了很多不合规范的问题。

六、规范公文格式、提高公文水平的建议

(一)提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

一方面不仅要在思想上高度重视公文处理工作,而且应当在实践中模范遵守《人民法院公文处理办法》,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查,维护公文的严肃性和权威性;另一方面具体从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,认真做好公文格式规范化工作。要通过各种有效形式，广泛深入地学习，掌握公文写作的格式，正确办理公文。

(二)加强自身建设,提高公文办理人员的业务水准。

提高公文办理人员的整体素质,是规范公文格式的一项基础工作。古人说:德能正其身,才能胜其职,笔能成其文,言能明其义。首先要加强思想道德建设,树立正确的世界观、人生观、价值观，本着对单位、对事业高度负责的态度，做到干一行、爱一行、钻一行，恪尽职守，尽心尽力，在思想上重视公文格式规范化工作。其次要加强业务建设。所谓“铁肩担道义，妙手著文章”。公文办理人员只有掌握必要的基础知识,精深的专业知识和宽广的辅助知识,才能切实提高公文处理的质量和效率。

(三)严格要求,加强对公文格式规范化的管理和指导。

一是要建立行之有效的规章制度。从公文的起草到审核、审批都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任，严格制作程序。要定期不定期地对本机关进行考核考评，改变过去只重视公文的内容、语言而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审校的重要内容和考评考核的重要方面。二是在公文处理过程中强化审核环节。“强化审核”,即办公室收到上报的需要办理的公文后，文秘部门应当进行审核，审核的重点是“文种使用、公文格式是否规范”等。三是要定期组织公文业务培训和研讨交流。在新的历史时期，党和国家对公文秘书工作提出了新的更高的要求,各级机关的领导对公文秘书工作更加重视,各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面、系统地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能，以提高工作质量。